Nu de overheid adviseert om zoveel mogelijk thuis te werken in verband met het coronavirus dienen zich de volgende vragen aan voor het bedrijfsleven.
Kunnen overeenkomsten elektronisch ondertekend kunnen worden? En zo, ja hoe dan?
In deze blog worden deze vragen beantwoord en praktisch toegelicht aan de hand van een recent vonnis.
Typen elektronische handtekening
Het is mogelijk om overeenkomsten elektronisch te ondertekenen. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen drie typen elektronische handtekeningen.
De meest veilige optie is een ‘gekwalificeerde elektronische handtekening’. Deze handtekening wordt gelijkgesteld met een natte handtekening. Daarbij is een gekwalificeerd certificaat dat wordt uitgegeven door zogenoemde certifcatiedienstverleners. Er zijn verschillende instanties die dit kunnen aanbieden.
Een tweede optie is de ‘geavanceerde elektronische handtekening’. Dit type handtekening geldt als betrouwbaar, maar wordt niet gelijkgesteld met een natte handtekening. Voor dit type handtekening geldt een viertal vereisten.
- De handtekening is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden;
- De handtekening maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren;
- De handtekening komt tot stand met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar, met een hoog vertrouwensniveau, onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken; en
- De handtekening is op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden, dat elke wijziging van de gegevens achteraf kan worden opgespoord.
Het laatste type handtekening betreft de restcategorie elektronische handtekeningen, en wordt een ‘gewone elektronische handtekening’ genoemd. Een dergelijke handtekening is rechtsgeldig indien deze voldoende betrouwbaar is, hetgeen afhankelijk is van de omstandigheden van het geval.
Vonnis kantonrechter
De Rechtbank Zeeland-West-Brabant heeft recent een vonnis gewezen waarin de elektronische handtekening aan bod kwam.
In het geding was de beweerdelijke handtekening van de bestuurder van een vennootschap die zou hebben getekend voor een geldleningsovereenkomst, waarvan een persoonlijke borgstelling deel uitmaakte. De geldverstrekker had een verificatieprocedure in acht had genomen, waarbij uiteindelijk met gebruik van het programma ‘Adobe Sign’ de overeenkomst digitaal was ondertekend. Daarbij vond een verificatie met een SMS-code plaats. De geldverstrekker beroept zich in de procedure op de borgstelling om de bestuurder aan te spreken. De essentie van het geding was of de elektronische handtekening rechtsgeldig was.
Aangezien geen gebruik is gemaakt van een certificatiedienstverlener was geen sprake van een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Daarnaast is ook geen sprake van een geavanceerde elektronische handtekening. De kantonrechter overweegt dat de verificatieprocedure focust op de onderneming als ondertekenaar en niet op de tekenbevoegde persoon. Dat de bestuurder een SMS heeft ontvangen doet daaraan niet af omdat de SMS geen verificatie betreft met een hoog vertrouwensniveau dat de bestuurder onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken. Derhalve was niet aan het derde vereiste van een geavanceerde elektronische handtekening voldaan.
Met betrekking tot een gewone elektronische handtekening overweegt de kantonrechter dat een dergelijke handtekening in geval een persoonlijke borgstelling voor een aanzienlijk bedrag onvoldoende betrouwbaar is.
Conclusie
Uit het voorgaande valt op te maken dat het plaatsen van een elektronische handtekening weliswaar snel en gemakkelijk lijkt, maar dat dergelijke handtekeningen niet zonder risico zijn als deze niet op de juiste wijze geplaatst worden. En het gebruikmaken van software van Adobe Sign biedt ook niet altijd de juiste waarborgen, zo illustreert het besproken vonnis.
Laat je daarom goed informeren voor het gebruik van elektronische handtekeningen.
Heb je vragen over het gebruik van elektronische handtekeningen? Neem gerust contact op mij of één van mijn collega’s.